Dienstplan-Vorlage für die Pflege

Zwei Blätter, beide zum Weiterarbeiten gedacht und nicht zum Ansehen:

• —Dienstplan. Eine Zeile je Person mit Qualifikationsspalte, 31 Tagesspalten, dazu Ist-Stunden, Soll-Stunden und Differenz. Die Ist-Stunden rechnet die Tabelle aus den eingetragenen Kürzeln.
• —Besetzung je Tag. Unter dem Plan zählt eine Zeile je Schicht, wie viele Personen an diesem Tag eingeteilt sind, und eine weitere, wie viele davon Fachkräfte sind. Das ist die Zahl, die sonst von Hand nachgezählt wird.
• —Legende. Die gebräuchlichen Kürzel mit ihren Stundenwerten. Die Werte sind editierbar: Wer keine 7,7-Stunden-Schicht hat, ändert eine Zelle, und der ganze Plan rechnet neu.

Die Kürzel sind dieselben wie in unserer Übersicht der Dienstplan-Abkürzungen. Verbindlich ist trotzdem immer die Legende Ihres Hauses: Diese Kürzel sind nirgends genormt.

Die meisten kostenlosen Dienstplan-Vorlagen im Netz sind ein Kalenderraster mit Rahmen. Damit lässt sich ein Plan malen, aber nicht führen. Vier Dinge machen den Unterschied, und sie kosten in der Tabelle je eine Formel:

• —Sie rechnet Stunden, nicht Tage. Ein Plan ohne Stundensumme je Person beantwortet die einzige Frage nicht, die am Monatsende gestellt wird.
• —Die Schichtlängen stehen an einer Stelle. Wer die 7,7 Stunden in 31 Formeln stehen hat, ändert sie nie wieder.
• —Sie zählt die Besetzung, nicht nur die Anwesenheit. Urlaub und Krankheit stehen im Plan und gehören trotzdem nicht in die Besetzung. Eine Vorlage, die das nicht trennt, zählt zu hoch.
• —Sie kennt den Unterschied zwischen Fachkraft und Hilfskraft. Ohne Qualifikationsspalte ist die Besetzungszahl für die Fachkraftquote wertlos.

Wer nach einer Schichtplan-Vorlage sucht, sucht diese Datei. Die beiden Wörter bezeichnen dasselbe Dokument: Es gibt keinen Unterschied in der Sache, nur in der Herkunft: „Dienstplan“ kommt aus dem öffentlichen Dienst, „Schichtplan“ aus der Industrie. Das Arbeitszeitgesetz kennt beide Begriffe nicht.

Ein Unterschied bleibt trotzdem, und er wird häufig übersehen: Das Schichtmodell legt fest, welche Schichten es gibt und wie sie aufeinander folgen. Der Schicht- oder Dienstplan wendet dieses Modell auf konkrete Personen und Tage an. Diese Vorlage ist das Zweite. Welches Modell dahinter liegt, entscheidet das Haus, und es steht in dieser Datei nicht drin. Schichtplan oder Dienstplan — was gilt für uns?

Diese Vorlage prüft keine Ruhezeiten, keine Höchstarbeitszeit und keine Fachkraftquote. Das ist kein Versäumnis, sondern die Grenze des Werkzeugs.

Eine Ruhezeitprüfung müsste für jede Zelle wissen, wann die Schicht davor geendet hat und wann die nächste beginnt — über Monatsgrenzen hinweg, nach jedem Schichttausch, bei jeder Umbesetzung. Solche Formeln lassen sich bauen. Sie rechnen nach dem ersten Eingriff still falsch weiter, und niemand sieht es, weil eine Tabelle nicht widerspricht. Genau daran scheitern die meisten selbstgebauten Prüfungen: nicht am ersten Monat, sondern am vierten.

Was eine Tabelle ebenfalls nicht kann: sagen, wer einspringen darf. Beim kurzfristigen Ausfall ist das die eigentliche Arbeit, und sie besteht aus vier gleichzeitigen Prüfungen — Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Qualifikation, Quote. Was der Umstieg von Excel kostet und wann er sich nicht lohnt, steht auf einer eigenen Seite.