Dienstplan-Vorlage für Excel, kostenlos

Vier Blätter, zum Weiterarbeiten gedacht und nicht zum Ansehen:

• —Dienstplan. Monat und Jahr eintragen, und Datum, Wochentag, Wochenenden und Feiertage stehen da. 30 Zeilen mit Name und Qualifikation, Kürzel aus einer Auswahlliste, jede Schicht in ihrer Farbe. Rechts je Person Ist-Stunden, Soll, Differenz, Nachtdienste, Dienste am Wochenende und an Feiertagen, Urlaubs- und Krankentage.
• —Besetzung je Tag. Unter dem Plan zählt die Tabelle je Tag und Schicht, wer im Dienst ist und wie viele davon Fachkräfte sind. Tragen Sie eine Mindestbesetzung ein, und jeder Tag darunter wird rot. Das ist die Zahl, die sonst von Hand nachgezählt wird.
• —Ruhezeit-Hinweis. Liegt zwischen zwei aufeinanderfolgenden Diensten weniger Ruhezeit als eingestellt (Standard 11 Stunden nach § 5 ArbZG), wird die Zelle rot — auch am Monatsersten, über eine Spalte für den letzten Dienst des Vormonats.
• —Legende, Qualifikationen und Feiertage. Kürzel mit Beginn, Ende und Pause; die Stunden rechnen sich daraus. Welche Qualifikation als Fachkraft zählt, legen Sie fest. Die bundesweiten Feiertage bis 2028 sind eingetragen, die Ihres Bundeslands ergänzen Sie.

Die Kürzel sind dieselben wie in unserer Übersicht der Dienstplan-Abkürzungen. Verbindlich ist trotzdem immer die Legende Ihres Hauses: Diese Kürzel sind nirgends genormt.

Die meisten kostenlosen Dienstplan-Vorlagen im Netz sind ein Kalenderraster mit Rahmen. Damit lässt sich ein Plan malen, aber nicht führen. Vier Dinge machen den Unterschied, und sie kosten in der Tabelle je eine Formel:

• —Sie rechnet Stunden, nicht Tage. Ein Plan ohne Stundensumme je Person beantwortet die einzige Frage nicht, die am Monatsende gestellt wird.
• —Die Schichtlängen stehen an einer Stelle. Wer die 7,7 Stunden in 31 Formeln stehen hat, ändert sie nie wieder.
• —Sie zählt die Besetzung, nicht nur die Anwesenheit. Urlaub und Krankheit stehen im Plan und gehören trotzdem nicht in die Besetzung. Eine Vorlage, die das nicht trennt, zählt zu hoch.
• —Sie kennt den Unterschied zwischen Fachkraft und Hilfskraft. Ohne Qualifikationsspalte ist die Besetzungszahl für die Fachkraftquote wertlos.

Wer nach einer Schichtplan-Vorlage sucht, sucht diese Datei. Die beiden Wörter bezeichnen dasselbe Dokument: Es gibt keinen Unterschied in der Sache, nur in der Herkunft: „Dienstplan“ kommt aus dem öffentlichen Dienst, „Schichtplan“ aus der Industrie. Das Arbeitszeitgesetz kennt beide Begriffe nicht.

Ein Unterschied bleibt trotzdem, und er wird häufig übersehen: Das Schichtmodell legt fest, welche Schichten es gibt und wie sie aufeinander folgen. Der Schicht- oder Dienstplan wendet dieses Modell auf konkrete Personen und Tage an. Diese Vorlage ist das Zweite. Welches Modell dahinter liegt, entscheidet das Haus, und es steht in dieser Datei nicht drin. Schichtplan oder Dienstplan: Was gilt für uns?

In der Arztpraxis gibt es keinen Nachtdienst, dafür Sprechzeiten. Die Vorlage passt trotzdem, wenn Sie im Blatt „Legende“ drei Zeilen anpassen: F wird der Vormittag, S der Nachmittag, T der ganze Tag für alle, die von der ersten bis zur letzten Sprechstunde da sind. Beginn, Ende und Pause tragen Sie ein, die Stunden rechnen sich daraus. MFA steht in der Liste der Qualifikationen schon drin.

Zwei Dinge bleiben Handarbeit. Sprechzeiten, die von Tag zu Tag wechseln, etwa ein langer Donnerstag bis 19 Uhr, brauchen ein eigenes Kürzel. Und bei einer Krankmeldung sagt die Tabelle nicht, wer einspringen kann. Für beides gibt es den Dienstplan für die Arztpraxis in Nurvo. Nurvo legt ihn aus Ihren Sprechzeiten an und schlägt bei einem Ausfall eine Vertretung vor.

Die Vorlage warnt bei zu kurzer Ruhezeit, aber sie kennt nur den Plan. Sie rechnet mit den Schichtzeiten aus der Legende. Wer eine Stunde länger bleibt, ist für die Tabelle nicht länger geblieben, und die Ruhezeit danach stimmt nicht mehr, ohne dass eine Zelle rot wird.

Zwei Dinge prüft sie gar nicht: die Höchstarbeitszeit über den Ausgleichszeitraum (im Schnitt acht Stunden werktäglich über sechs Monate, § 3 ArbZG) und die Fachkraftquote nach Landesrecht oder die Vorgaben der PPBV, die in Vollzeitstellen und Pflegegraden rechnen statt in Köpfen. Das ist kein Versäumnis, sondern die Grenze des Werkzeugs: Eine Tabelle widerspricht nicht, und ein Fehler fällt erst auf, wenn jemand von Hand nachrechnet.

Was eine Tabelle ebenfalls nicht kann: sagen, wer einspringen darf. Beim kurzfristigen Ausfall ist das die eigentliche Arbeit, und sie besteht aus vier gleichzeitigen Prüfungen — Ruhezeit, Höchstarbeitszeit, Qualifikation, Quote. Was der Umstieg von Excel kostet und wann er sich nicht lohnt, steht auf einer eigenen Seite.