Arbeitszeitgesetz im Dienstplan

Es gibt kein Dienstplangesetz. Was gilt, kommt aus fünf Richtungen, und sie gelten nebeneinander — nicht nacheinander:

• —Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Die Untergrenze für alle: acht Stunden werktäglich, verlängerbar auf zehn (§ 3), elf Stunden Ruhezeit mit Verkürzung auf zehn für Krankenhäuser und Pflege (§ 5), Pausen (§ 4), Nachtarbeit (§ 6). Davon darf kein Vertrag nach unten abweichen.
• —Betriebsverfassungs- oder Personalvertretungsrecht. Lage und Verteilung der Arbeitszeit sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG, in kirchlichen Häusern MAVO oder MVG). Ein Plan ohne Zustimmung ist angreifbar, auch wenn er arbeitszeitrechtlich sauber ist.
• —Tarifvertrag. TVöD-P, AVR und Haustarife regeln Zuschläge, Vorlauffristen, Höchstzahlen aufeinanderfolgender Dienste und oft eine längere Ruhezeit als das Gesetz. Sie dürfen günstiger sein als das ArbZG, nie ungünstiger.
• —Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Nur für Arbeit auf Abruf, dort aber scharf: vier Tage Ankündigungsfrist (§ 12 Abs. 3). Eine generelle Vorlauffrist für Dienstpläne steht in keinem Gesetz.
• —Landesheimrecht und SGB XI. Fachkraftquote und Personalbemessung entscheiden, WER in einer Schicht stehen muss — nicht wie lange. Sie sind der Grund, warum eine arbeitszeitrechtlich zulässige Besetzung trotzdem unzulässig sein kann.

Der praktische Fehler ist fast immer derselbe: Ein Plan wird gegen eine dieser fünf Vorgaben geprüft und gegen die anderen vier nicht. Eine Vertretung, die das Arbeitszeitgesetz einhält, kann die Fachkraftquote reißen; eine, die beides einhält, kann am fehlenden Beschluss der Mitarbeitervertretung scheitern.

Besonders beim Wechsel von Spätdienst auf Frühdienst treten in der Praxis häufig Konflikte mit der gesetzlichen Mindestruhezeit auf:

• —Endet der Spätdienst beispielsweise um 21:30 Uhr, darf der Folgedienst bei 11 Stunden Ruhezeit frühestens um 8:30 Uhr angetreten werden.
• —Ein regulärer Frühdienstbeginn um 6:00 Uhr unterschreitet die gesetzliche Ruhezeit um zweieinhalb Stunden.
• —Selbst bei Anwendung der Ausnahme nach § 5 Abs. 2 ArbZG (10 Stunden Mindestruhezeit) ist ein Dienstantritt erst ab 7:30 Uhr zulässig.
• —Jede Verkürzung auf zehn Stunden löst zwingend eine gesetzliche Ausgleichspflicht aus.

Im regulären Rahmendienstplan lassen sich solche Konstellationen verlässlich ausschließen. Bei kurzfristigen Krankmeldungen und spontanem Schichttausch entsteht das Risiko einer unzulässigen Ruhezeitverkürzung jedoch häufig unbemerkt.

§ 5 Abs. 2 ArbZG erlaubt Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen, die Ruhezeit auf zehn Stunden zu verkürzen — an eine Bedingung geknüpft: Jede Verkürzung wird innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen dadurch ausgeglichen, dass eine andere Ruhezeit auf mindestens zwölf Stunden verlängert wird. Nicht zehneinhalb, nicht elf: zwölf.

Zehn Stunden sind die begründete Ausnahme, nicht der neue Normalfall. Wer sie als Regelabstand plant, hat keinen Ausnahmetatbestand mehr, sondern eine Personalplanung, die ohne den Ausnahmetatbestand nicht funktioniert — und genau so sieht es die Arbeitsschutzbehörde auch.

Nachvollziehbar ist der Ausgleich nur, wenn vier Angaben je Fall erkennbar sind:

• —das Ende des verkürzten Dienstes
• —der Beginn des Folgedienstes
• —die tatsächliche Dauer der verkürzten Ruhezeit
• —wann und wodurch sie ausgeglichen wurde — also welche andere Ruhezeit auf zwölf Stunden verlängert wurde

Das ist der Punkt, an dem eine Tabellenkalkulation aussteigt. Die ersten drei Angaben stehen dort noch irgendwo; die vierte ist eine Verknüpfung zwischen zwei Terminen, die Wochen auseinanderliegen. Bei drei Schichtwechseln im Monat und zwanzig Personen sind das sechzig Verknüpfungen, die niemand von Hand führt — und im Prüffall fehlt nicht der Ausgleich, sondern sein Nachweis.

Der Begriff taucht selten im Gesetz und dauernd in der Abrechnung auf. Gemeint ist die Arbeitszeit, die laut Dienstplan angefallen wäre. Sie ist der Maßstab der Entgeltfortzahlung: Nach § 4 Abs. 1 EntgFG gilt das Lohnausfallprinzip, die erkrankte Person wird also so gestellt, als hätte sie gearbeitet. Im Schichtdienst beantwortet diese Frage der Plan und nicht der Durchschnitt.

Daraus folgen drei Dinge, die in der Pflege regelmäßig übersehen werden:

• —Zuschläge gehören dazu. Wer laut Plan Nachtdienst gehabt hätte, bekommt den Nachtzuschlag auch im Krankheitsfall, ebenso Sonn- und Feiertagszuschläge. Sie hängen an der geplanten Lage der Schicht, nicht an der tatsächlichen Anwesenheit.
• —Überstundenvergütung gehört nicht dazu. § 4 Abs. 1a EntgFG nimmt sie ausdrücklich aus. Eine Schicht, die ohnehin im Plan stand, ist aber keine Überstunde, auch wenn sie über die Wochenstunden hinausgeht.
• —Ohne Plan zählt der Durchschnitt. Wo für den Zeitraum noch kein Dienstplan veröffentlicht war, wird die durchschnittliche Wochenarbeitszeit herangezogen. Das ist der Grund, warum ein früh veröffentlichter Plan auch abrechnungsseitig hilft.

Für den Dienstplan heißt das: Krankheitstage werden nicht aus dem Plan gelöscht, sondern im Plan als Ausfall gekennzeichnet. Wer die Schicht entfernt, entfernt zugleich die Grundlage, auf der abgerechnet wird.

Das Arbeitszeitgesetz bildet die gesetzliche Untergrenze des Arbeitsschutzes. Tarifverträge (wie TVöD oder TV-L) und Betriebsvereinbarungen können weitergehende Schutzbestimmungen enthalten, beispielsweise kürzere Höchstarbeitszeiten oder spezifische Regelungen für Bereitschaftsdienste.

Eine Dienstplanung muss daher stets sowohl den gesetzlichen Rahmen als auch die jeweils einschlägigen tariflichen und betrieblichen Vereinbarungen abbilden.

Wer beides bisher in einer Tabelle führt, findet hier zwei Anschlüsse: eine kostenlose Dienstplan-Vorlage mit Stunden- und Besetzungsrechnung — und die Übersicht, was der Umstieg von Excel kostet und wann er sich nicht lohnt.