Dienstplan-Automatisierung: was wirklich von allein läuft

Drei Dinge, und sie sind unterschiedlich weit: Erstens die Erstellung des Monatsplans. Nurvo legt die Schichten aus Ihren Sprechzeiten an und verteilt sie für den festgelegten Planungszeitraum unter Beachtung von Qualifikationen, Arbeitszeitkonten, Ruhezeiten und eingereichten Wünschen. Zweitens die Prüfung: Jeder Vorschlag läuft gegen § 3 und § 5 ArbZG, Tarifvertrag und bestehende Abwesenheiten, bevor er überhaupt angezeigt wird. Drittens das Nachrücken bei einem Ausfall: zuerst wer als Vertretung eingeteilt ist, dann Kolleginnen mit freien Stunden, auf Wunsch zuletzt hinterlegte Personaldienstleister. Nicht automatisiert wird die Freigabe.

Erstellt ja, veröffentlicht nein. Ein Dienstplan wird in Nurvo erst wirksam, wenn eine berechtigte Leitungskraft ihn ausdrücklich freigibt. Das ist bewusst so gebaut und lässt sich nicht abschalten: Die Einteilung von Schichten berührt die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG, und eine Software, die den Plan ohne Freigabe veröffentlicht, nimmt der Leitung eine Entscheidung ab, die ihr zusteht.

Erlaubt ja, aber nicht voraussetzungslos. Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung stuft Systeme als hochriskant ein, die im Beschäftigungskontext Aufgaben anhand persönlicher Merkmale oder Verhaltensweisen zuweisen; diese Einstufung gilt seit dem 2. August 2026. Ein System, das Schichten nach Qualifikation, Vertrag und Arbeitszeitrecht verteilt und jede Zuweisung einer menschlichen Freigabe unterstellt, ist etwas anderes als eines, das Personen bewertet. Wer Dienstplansoftware beschafft, sollte sich diese Einstufung vom Anbieter schriftlich geben lassen — und zwar vor dem Einsatz, nicht danach.

Ob eine geschlossen wird, entscheiden Einrichtungsleitung und Betriebsrat gemeinsam. Praktisch stellen Gremien drei Fragen: Werden Personalentscheidungen automatisiert getroffen? Ist nachvollziehbar, wie ein Vorschlag zustande kam? Lässt sich der Automatisierungsgrad begrenzen? Nurvo protokolliert die Kriterien und Freigabeschritte jedes Vorschlags, kennt einstellbare Automatisierungsstufen und lässt sich im reinen Vorschlagsmodus betreiben. Die Übersicht unter „Sicherheit & Mitbestimmung“ fasst das für Gremien zusammen.

Den Unterschied macht das Mitrechnen. Eine Tabelle prüft die Ruhezeit nicht über den Monatswechsel hinweg, sie weiß nicht, wer Urlaub hat, und sie merkt nicht, dass eine Teilzeitkraft ihre Wochenstunden schon voll hat. Diese Prüfungen laufen in Nurvo bei jeder Änderung mit, während der Plan noch offen ist.

Die Krankmeldung kommt über die App herein und löst die Vertretungssuche aus, ohne dass jemand telefoniert. Nurvo fragt zuerst, wer für den Tag als Vertretung eingeteilt ist, dann Kolleginnen mit freien Stunden, und nur wenn die Praxis es hinterlegt hat, zuletzt externe Personaldienstleister. Jeder Vorschlag ist vorher gegen Qualifikation, Ruhezeit und Arbeitszeit geprüft, sodass die Leitung keinen Einsatz freigibt, der hinterher nicht zulässig war.