Vergleich
Dienstplan in Excel ersetzen
Die meisten Pflegeeinrichtungen planen in einer Tabelle, und die meisten Pläne funktionieren. Diese Seite zeigt, wo eine Tabelle an ihre Grenze kommt, was der Umstieg konkret bedeutet, und wann Excel die richtige Wahl bleibt.
Was eine Tabelle gut kann
Excel ist vorhanden, kostet nichts extra, und jede Pflegedienstleitung kann es bedienen. Ein Plan lässt sich in jede Form bringen, die das Haus braucht, ohne dass jemand um eine Funktion bitten muss. Wer heute so plant, hat gute Gründe dafür, und die verschwinden nicht dadurch, dass es Software gibt.
Der Umstieg lohnt sich deshalb nicht wegen des Plans. Er lohnt sich wegen allem, was nach dem Plan passiert.
Wer das mit den eigenen Zahlen nachrechnen will, findet im Business Case einen Rechner: Stunden je Aufgabe heute, Tarifkosten je Station, Differenz je Monat. Und wer zuerst eine ordentliche Tabelle will statt einer Software, kann unsere kostenlose Dienstplan-Vorlage herunterladen — sie rechnet Stunden und Besetzung, mehr aber auch nicht.
In dieser Tabelle stecken vier Verstöße. Sehen Sie sie?
Ein Wohnbereich, sieben Mitarbeitende, eine Woche. Der Plan sieht ordentlich aus. Er ist es nicht, und die Tabelle kann es nicht wissen, weil sie Zellen kennt und keine Regeln.
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Dienstplan Wohnbereich 2 · KW 37 · Stand 27.08. | ||||||||||
| 2 | Name | Qual. | Mo 07. | Di 08. | Mi 09. | Do 10. | Fr 11. | Sa 12. | So 13. | Soll | Ist |
| 3 | Aydın, S. | PFK | F | F | S | K3 | K | frei | frei | 38,5 | 30,8 |
| 4 | Novak, M. | PFK | N | N | N | frei | frei | S | S | 38,5 | 38,5 |
| 5 | Weber, T. | PH | S1 | F1 | F | frei | S | F2 | frei | 30,0 | 34,0 |
| 6 | Yilmaz, F. | PH | frei | S | S | S | F | F2 | frei | 38,5 | 38,5 |
| 7 | Krüger, A. | PFK | U | U | U | U | U | U | U | 38,5 | #BEZUG! |
| 8 | Öztürk, D. | PFK | F4 | S | F | F | S | S | F4 | 38,5 | 53,9 |
| 9 | Sommer, L. | PH | frei | ZD | frei | ZD | frei | frei | ZD | 20,0 | 20,0 |
| 10 | Do Spätdienst offen — Hr. Novak angerufen, sagt evtl. Rückmeldung abwarten!! | ||||||||||
Die vier Verstöße
1 Weber, T.: 8,5 Stunden Ruhezeit
Spätdienst am Montag bis 21:30, Frühdienst am Dienstag ab 6:00. § 5 ArbZG verlangt elf Stunden, in Pflege und Klinik dürfen es zehn sein, wenn der Ausgleich innerhalb eines Monats erfolgt. Beides ist hier gerissen. In der Tabelle stehen zwei völlig unauffällige Buchstaben nebeneinander.
2 Samstag Frühdienst ohne Fachkraft
Weber und Yilmaz sind beide Pflegehelfer, Aydın ist krank, Krüger im Urlaub, Novak im Spätdienst. Der Bereich läuft den Vormittag ohne examinierte Kraft. Die Fachkraftquote gilt je Wohnbereich, nicht im Hausdurchschnitt.
3 Die Krankmeldung, die niemand aufgelöst hat
Aydın fällt ab Donnerstag aus. Unten in Zeile 10 steht die Notiz dazu: „sagt evtl.“, „Rückmeldung abwarten“. Der Donnerstag-Spätdienst ist damit unbesetzt, aber die Zelle sieht aus wie jede andere. Solche Notizen sind der eigentliche Zustand vieler Pläne: Die Wahrheit steht daneben, nicht drin.
4 Öztürk, D.: sieben Tage am Stück
53,9 statt 38,5 Stunden, kein einziger freier Tag in der Woche. Das ist die Person, die immer ja sagt, und es ist der Mechanismus, mit dem gute Teams ihre besten Leute verschleißen. Die Ist-Spalte zeigt es sogar. Sie wird nur nicht gelesen.
Dazu zwei Dinge, die keine Regelverletzung sind und trotzdem jeder kennt: Krügers Ist-Stunden stehen auf #BEZUG!, weil irgendwann jemand eine Zeile im Blatt „Stammdaten“ gelöscht hat. Und der Plan trägt Stand 27. August bei einer Woche, die am 7. September beginnt. Dateiname: final_v3_NEU_KORREKTUR.
Dieselbe Woche in Nurvo
Der Unterschied ist nicht, dass Nurvo einen schöneren Plan malt. Mit sieben Personen, einer im Urlaub und einer ab Donnerstag krank, geht diese Woche nicht glatt auf, bei uns so wenig wie in der Tabelle. Der Unterschied ist, dass die vier Stellen beim Planen auf dem Bildschirm stehen und nicht erst im Nachhinein auffallen.
- 1
Weber, T. · Di 08. Früh
§ 5 ArbZG: Ruhezeitwird nicht eingeplant
8,5 h zwischen Spätdienst Mo (bis 21:30) und Frühdienst Di (ab 6:00). Zulässig sind elf, in Pflege und Klinik zehn mit Ausgleich im Monat.
Die Einteilung wird nicht angeboten. Für Di Früh bleiben Öztürk und Sommer.
- 2
Sa 12. · Frühdienst
Fachkraftquote je Wohnbereichwird nicht eingeplant
Weber und Yilmaz sind Pflegehelfer. Aydın ist krank, Krüger im Urlaub. Im Frühdienst steht keine examinierte Kraft.
Novak ist Sa für den Spätdienst eingeteilt und für den Frühdienst verfügbar.
- 3
Do 10. · Spätdienst
BesetzungHinweis
Aydın ab Do krankgemeldet. Die Schicht ist unbesetzt. In der Tabelle steht das nur als Notiz unter dem Plan.
Ausfall auslösen: geprüfte Vertretungen nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Ruhezeit, statt Telefonliste.
- 4
Öztürk, D. · ganze Woche
Wochenstunden und BelastungHinweis
Sieben Tage am Stück, 53,9 statt 38,5 Stunden. Dritte Woche in Folge über Soll.
Belastungsspitze im Team wird gemeldet, bevor daraus ein Ausfall wird.
Der Plan wird davon nicht automatisch richtig. Er wird überprüfbar: Jede Einteilung ist vorher gegen Arbeitszeitgesetz, Tarif und Fachkraftquote gelaufen, und was nicht geht, wird gar nicht erst vorgeschlagen. Wirksam wird der Plan erst, wenn eine Leitungskraft ihn freigibt.
Eine Grenze, die wir nicht verschweigen: Beim Schichttausch zwischen Mitarbeitenden kann eine Ruhezeit trotzdem unter elf Stunden rutschen. Dort meldet Nurvo die Unterschreitung sichtbar, statt den Tausch zu blockieren. Ein System, das jeden Tausch verbietet, wird umgangen, und dann steht die Absprache wieder auf einem Zettel. Ein gemeldeter Verstoß ist besser als ein unsichtbarer.
Was der Umstieg konkret bedeutet
- Der bestehende Plan wird übernommen, nicht neu gebaut.
- Stammdaten und Planstrukturen übernehmen wir gemeinsam in der Pilotphase. Es beginnt niemand bei einer leeren Maske.
- Es wird auf zwei bis drei Wohnbereichen begonnen, nicht im ganzen Haus.
- Ein Pilot über die gesamte Einrichtung wäre kein Pilot. Dann arbeitet das halbe Haus drei Monate anders, ohne dass eine Entscheidung gefallen ist.
- Mitarbeitende kommen über einen Einladungscode dazu.
- Kein Rollout mit Schulungstagen, kein Account-Anlegen durch die Verwaltung.
- Der Nachweis entsteht nebenbei.
- Derselbe Plan, aus dem die Schicht besetzt wird, ist die Datengrundlage des Personalnachweises. Wer beim Planen die Regeln einhält, hat ihn am Monatsende geführt statt rekonstruiert.
Wann Excel die richtige Wahl bleibt
Das ist ernst gemeint. Bei einem kleinen Team mit festen Schichten, wenigen Wechseln und ohne Nachweispflicht ist eine Tabelle das angemessene Werkzeug. Der Aufwand einer Umstellung rechnet sich dann schlicht nicht.
Die Grenze verläuft nicht bei einer bestimmten Mitarbeiterzahl, sondern bei der Frage: Wie oft weicht der gelebte Plan vom geschriebenen ab? Wenn die Antwort „selten“ lautet, bleiben Sie bei Excel. Wenn im Monat mehrere Tage umgeplant werden und niemand hinterher genau sagen kann, wer wann tatsächlich da war, arbeitet die Tabelle gegen Sie.
Häufige Fragen zum Umstieg
Können wir unseren bestehenden Excel-Dienstplan übernehmen?
Ja. Stammdaten und Planstrukturen übernehmen wir gemeinsam während der Pilotphase, niemand beginnt bei einer leeren Maske. Gebraucht werden die Mitarbeiterliste, die Wohnbereichs- oder Stationsstruktur und ein typischer Monatsplan.
Was kostet der Umstieg von Excel auf Nurvo?
Davor steht die Pilotphase: 10 bis 12 Wochen auf zwei bis drei Stationen bzw. Wohnbereichen für 1.000 € netto pauschal, bei Abschluss eines Jahresvertrags vollständig angerechnet. Danach 790 € netto je Station bzw. Wohnbereich und Monat, unabhängig von der Zahl der Mitarbeitenden. Für Arztpraxen gelten 9 € netto je Mitarbeiterin und Mitarbeiter im Monat.
Wie lange dauert die Einführung?
Die Pilotphase ist auf 10 bis 12 Wochen angelegt und beginnt bewusst auf zwei bis drei Bereichen statt im ganzen Haus. Der Regelbetrieb daneben läuft unverändert weiter. Mitarbeitende treten über persönliche Einladungscodes bei, es braucht keinen Schulungstag.
Ab wann lohnt sich der Umstieg von Excel überhaupt?
Die Grenze verläuft nicht bei einer Mitarbeiterzahl, sondern bei der Frage, wie oft der gelebte Plan vom geschriebenen abweicht. Bei festen Schichten mit wenigen Wechseln und ohne Nachweispflicht bleibt eine Tabelle das angemessene Werkzeug. Wird im Monat mehrfach umgeplant und lässt sich hinterher nicht mehr sicher sagen, wer tatsächlich im Dienst war, arbeitet die Tabelle gegen die Einrichtung.
Was kann eine Tabelle beim Ausfallmanagement nicht leisten?
Sie kennt die Regeln nicht, die über eine Vertretung entscheiden: elf Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG, wöchentliche Höchstarbeitszeit und die Fachkraftquote im Wohnbereich. Diese Prüfung passiert in der Tabelle im Kopf der Person, die telefoniert. Nurvo filtert unzulässige Einteilungen heraus, bevor sie überhaupt vorgeschlagen werden.
Reicht ein Excel-Plan für den Personalnachweis nach § 113c SGB XI?
Aus einer Tabelle lässt sich der Soll-Ist-Abgleich rückwirkend rekonstruieren, aber genau darin liegt das Problem: Er wird rekonstruiert und nicht geführt. Kurzfristige Umplanungen stehen selten vollständig in der Datei. Nurvo führt den Nachweis aus demselben Plan, aus dem die Schicht besetzt wird.
Den bestehenden Plan mitbringen
Wir sehen uns Ihren jetzigen Dienstplan an und sagen Ihnen ehrlich, ob sich ein Umstieg für Ihr Haus lohnt.