PPBV einfach erklärt: Personalbemessung im Krankenhaus

Die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) nennt feste Mindestbesetzungen je Station und Schicht, die nicht unterschritten werden dürfen. Sie gilt weiter — für 2026 sind 19 pflegesensitive Bereiche festgelegt, und der Nachweis geht quartalsweise zum 15. April, 15. Juli, 15. Oktober und 15. Januar an das InEK und die örtlichen Vertragsparteien. Die PPBV ersetzt sie nicht, sie rechnet etwas anderes:

Der Personalbedarf wird auf Basis des tatsächlichen Pflegeaufwands der stationär behandelten Patientinnen und Patienten ermittelt. Anstelle pauschaler Bettenzahlen bildet der individuelle Versorgungsbedarf die rechnerische Grundlage für die erforderliche Pflegekapazität.

Die Station muss dafür jede Besetzung laufend festhalten. Ohne das lässt sich Soll nicht gegen Ist stellen, und zwar für jede einzelne Schicht.

Welches Verfahren gilt, hängt am Einrichtungstyp — nicht an der Größe und nicht am Träger:

• —Krankenhäuser wenden die Pflegepersonalbemessungsverordnung (PPBV) für bettenführende somatische Stationen an.
• —Vollstationäre Pflegeeinrichtungen rechnen nach § 113c SGB XI (PeBeM), dazu kommt die landesrechtliche Fachkraftquote.
• —Arztpraxen und Medizinische Versorgungszentren (MVZ) unterliegen keinen behördlichen Personalbemessungsverfahren.

Welche Fachbereiche eines Hauses erfasst sind, steht im Versorgungsauftrag. Für psychiatrische und psychosomatische Abteilungen gilt nicht die PPBV, sondern die Personalausstattung Psychiatrie und Psychosomatik-Richtlinie (PPP-RL).

Nachzuweisen ist Bedarf gegen Besetzung, je Station und je Schicht, prüfbar. Die Zahlen dafür stehen an vier verschiedenen Stellen:

• —dem ursprünglichen Monatsdienstplan der Station
• —kurzfristigen Schichttauschen und Umbesetzungen
• —Krankmeldungen und eingesetzten Vertretungskräften
• —den erfassten Kommen- und Gehen-Zeiten der Zeiterfassung

Wer diese vier Quellen erst am Quartalsende von Hand zusammenträgt, sucht drei Monate alte Umbesetzungen. Stehen die Abweichungen dagegen am selben Tag im Plan, kann die Pflegedienstleitung eine Schicht noch besetzen, bevor sie beginnt.

Die Meldung geht elektronisch an das InEK (Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus) — standort- und schichtbezogen, für jeden pflegesensitiven Bereich einzeln.

Die Frist steht in § 7 Abs. 2 PPBV nicht als Datum, sondern als Regel: bis zum Ablauf des Kalendermonats, der auf das Quartal folgt. Ausgeschrieben:

• —30. April für das erste Quartal
• —31. Juli für das zweite Quartal
• —31. Oktober für das dritte Quartal
• —31. Januar für das vierte Quartal des Vorjahres — erstmals war das der 31. Januar 2025

Wer absehbar nicht rechtzeitig oder nicht vollständig liefern kann und das vor Fristablauf beim InEK anzeigt, bekommt 14 Tage mehr. Wer die Frist einfach verstreichen lässt, bekommt sie nicht. Korrigieren lassen sich gemeldete Daten bis zum Ablauf dieser Frist, bei einer Verlängerung bis zum neuen Termin.

Kommt ein Haus seinen Erfassungs- und Übermittlungspflichten nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig nach, greift § 137k Abs. 4 Satz 3 SGB V. Die konkreten Folgen bestimmen sich nach dem jeweils geltenden Stand der Vereinbarungen; verbindlich ist, was InEK und GKV-Spitzenverband dazu veröffentlichen.

Zu unterscheiden davon ist die Personalausstattung selbst. Die Sätze oben betreffen das Melden. Wer den ermittelten Bedarf nicht erreicht, muss heute nichts befürchten: Das Bundesgesundheitsministerium führt für die Einführungsphase ausdrücklich aus, dass „weder zu erreichende Erfüllungsgrade im Hinblick auf die Personalausstattung, noch Sanktionen für Nichteinhaltung dieser festgelegt“ sind. Über ein verbindliches Niveau und mögliche Sanktionen soll erst entschieden werden, wenn die Datenflüsse über einen längeren Zeitraum zuverlässig laufen. Wer Ihnen für den Besetzungsnachweis im Krankenhaus heute ein Bußgeld ausrechnet, rechnet mit etwas, das es noch nicht gibt — die Meldepflicht dagegen gilt, und sie gilt quartalsweise.

Praktisch heißt das: Der Nachweis muss am Monatsletzten fertig sein, nicht begonnen. Wer die Schichtdaten dreier Monate erst in der Woche davor zusammensucht, sucht Umbesetzungen, die im Januar stattgefunden haben.

Einmal im Jahr kommt etwas dazu, das sich nicht in vier Wochen nachholen lässt. Nach § 7 Abs. 3 PPBV fasst das Haus die Quartalsmeldungen eines Kalenderjahres zu einer Gesamtmeldung zusammen und übermittelt sie bis zum 30. Juni des Folgejahres — erstmals zum 30. Juni 2026. Bestätigen muss sie eine Wirtschaftsprüferin, ein Wirtschaftsprüfer oder eine Prüfungsgesellschaft. Auf Antrag verlängert sich auch diese Frist, hier um vier Wochen. Wer geprüft werden soll, braucht Daten, die jemand nachvollziehen kann: Plan, Abweichung und Zeiterfassung müssen zusammenpassen, nicht nur addiert dasselbe ergeben.

Die PPBV zählt keine Betten, sie zählt Minuten. Grundlage ist eine Einstufung, die Pflegefachkräfte einmal täglich vornehmen, nach § 9 PPBV in der Regel zwischen 15 und 21 Uhr; den genauen Zeitpunkt legt das Haus fest. Eingestuft wird in zwei Dimensionen:

• —A1 bis A4 für die allgemeine Pflege
• —S1 bis S4 für die spezielle Pflege

Aus der Kombination entstehen 16 Patientengruppen. § 12 PPBV ordnet jeder einen Minutenwert je Patient und Tag zu: 59 Minuten für A1/S1 am unteren Ende, 427 Minuten für A4/S4 am oberen. Dazu kommen ein Pflegegrundwert von 33 Minuten je Patient und Tag — bei Isolation 123 Minuten — und ein Fallwert von 75 Minuten je Aufenthalt. Am Entlassungstag werden 50 Prozent der Minutenwerte des Vortags angerechnet.

Für Kinderstationen gelten eigene Stufen und Werte (KA1 bis KA4, KS1 bis KS4, auf Intensivstationen IS1 bis IS3), für Normal- und Intensivstationen getrennt.

Zwei Dinge folgen daraus für den Dienstplan. Erstens hängt der Soll-Bedarf am Belegungstag und ändert sich täglich — eine feste Besetzungszahl je Schicht bildet ihn nicht ab. Zweitens entsteht die Zahl in der Pflege selbst: Wird die Einstufung vergessen oder pauschal gesetzt, ist der Bedarf falsch, und zwar nachweisbar zu niedrig.