Ausfall-Autopilot
Krankmeldungen strukturiert auffangen ohne Telefonketten
Kurzfristige Schichtausfälle binden wertvolle Leitungszeit. Nurvo ermittelt passende Vertretungen über interne Springer, Standby-Kräfte und externe Personaldienstleister unter Beachtung von Qualifikation und Ruhezeiten.
- DSGVO-konform
- 100 % Betriebsrat-konform
- Ausfallsicher · 2 Server in DE
- Verschlüsselte Übertragung
- Telefon-Support 6–21 Uhr
Ausfall-Autopilot
Die 3-Stufen-Springer-Kaskade
So wird ein unerwarteter Schichtausfall binnen Sekunden regelkonform geschlossen.
1. Bereitschaftsdienst (Intern)
Priorität 1: Feste Rufbereitschaft der Station
2. Verfügbarer Springer-Pool
Priorität 2: Kolleginnen mit freier Kapazität
3. Externe Personaldienstleister
Priorität 3: Externe Zeitarbeit & Dienstleister
Praxis-Herausforderungen
Reale Folgekosten ungeplanter Personalausfälle
Kurzfristige Ausfälle führen zu Mehrarbeit im Team, unbesetzten Schichten und fehlerhaften Besetzungsnachweisen am Monatsende.
- Kurzfristige Krankmeldungen am frühen Morgen
- Nurvo ermittelt eine qualifizierte Vertretung, informiert das Team per App und bindet bei Bedarf hinterlegte Partner ein. Leitungskräfte erhalten den fertigen Vorschlag direkt zur Freigabe.
- Hoher monatlicher Zeitaufwand für die Dienstplanung
- Das System erstellt den Monatsplan vorausschauend unter Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen, Qualifikationen und gesetzlichen Ruhezeiten.
- Fehleranfällige Zeiterfassung auf Papierbelegen
- Die digitale Zeiterfassung per App dokumentiert Arbeitszeiten gesetzeskonform und berechnet Pausen, Nachtstunden und tarifliche Zuschläge automatisch.
Feature-Übersicht
Funktionsweise der Vertretungskaskade
Der Ausfall-Autopilot koordiniert Dienstplan, interne Springer, Standby-Einteilungen und externe Partner nach gesetzlichen und tariflichen Vorgaben.
Springerpool & externe Partner
Bei Personalausfällen ermittelt Nurvo passende Vertretungen nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Ruhezeiten. Reicht das interne Team nicht aus, können hinterlegte Personaldienstleister strukturiert angefragt werden.
Automatischer Dienstplan
Sie legen den Planungszeitraum und die Abgabefristen für Mitarbeiterwünsche fest. Nurvo erstellt den Monatsplan fristgerecht unter Beachtung von Qualifikationen, Arbeitszeitkonten und Ruhezeiten. Nach der Freigabe erhalten alle Mitarbeitenden ihre Schichten per App und E-Mail.
KI-Copilot für Sonderlagen
BetaFür kurzfristige Planungsanpassungen: Formulieren Sie den Bedarf in Alltagssprache, etwa „Spätdienst morgen, zwei Ausfälle auf Station 3, keine Überstunden für Sarah“. Der Copilot ermittelt geeignete Personen aus dem Team und begründet die Auswahl. Jeder Vorschlag wird vor der Anzeige gegen Arbeitszeitgesetz, Tarif und Fachkraftquote abgeglichen.
KI-System. Erzeugt Vorschläge, über die immer ein Mensch entscheidet.
Mobile Zeiterfassung per App
Mitarbeitende erfassen Beginn, Pausen und Ende der Schicht direkt auf dem Smartphone. Das System berechnet Nettoarbeitszeiten, Pausenzeiten, Nachtstunden und Zuschläge gesetzeskonform.
Was das konkret bringt
Rund einen Arbeitstag pro Woche zurück
Ausfallmanagement ist der größte Einzelposten in der Personal-Orga. Beispielrechnung für eine Station mit ~40 Mitarbeitern, bewusst konservativ gerechnet.
~10 h
weniger Orga / Woche
pro Einrichtung
≈ 1 Tag
Leitungszeit / Woche zurück
Monate
im Voraus geplant
1 Klick
zum Besetzungsnachweis
| Aufgabe | Bisher | Mit Nurvo | Gespart |
|---|---|---|---|
| Dienstplan erstellen | 2,5 h | 0,25 h | −2,25 h |
| Ausfall & Springer | 2,75 h | 0,5 h | −2,25 h |
| Zeiterfassung | 2,5 h | 0,5 h | −2,0 h |
| Lohn-Vorbereitung | 1,25 h | 0,25 h | −1,0 h |
| Urlaub & Wünsche | 3,0 h | 0,75 h | −2,25 h |
| Besetzungsnachweise | 1,0 h | 0,25 h | −0,75 h |
Stunden pro Woche und Station. Werte aus den Vorgesprächen mit Pflegedienst- und Wohnbereichsleitungen.
Häufige Fragen zum Ausfallmanagement in der Pflege
Wer springt ein, wenn sich morgens jemand krankmeldet?
Nurvo arbeitet eine strukturierte Kaskade ab: zunächst der interne Springer-Pool, danach eingeteilte Standby-Kräfte und bei Bedarf automatisierte Anfragen an externe Personaldienstleister. Jeder Vorschlag wird vorab gegen Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und Fachkraftquote abgeglichen, sodass unzulässige Einsätze ausgeschlossen sind.
Darf ich Mitarbeiter aus dem Frei zurückholen?
Die arbeitsrechtliche Entscheidung trifft die Einrichtungsleitung. Nurvo gleicht jeden Vorschlag mit § 3 und § 5 ArbZG zu Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten sowie bestehenden Wochenstundenkonten ab. Personen, deren Einsatz gegen diese Vorgaben verstoßen würde, werden nicht aufgeführt.
Was ist ein Springerpool und wie richte ich ihn ein?
Ein Springerpool besteht aus Mitarbeitenden, die flexibel für kurzfristige Ausfälle zur Verfügung stehen. In Nurvo hinterlegen Sie Qualifikationen, Stationen und Verfügbarkeiten je Person. Bei einem Ausfall wird der Pool nach diesen Kriterien durchsucht. Die Einsatzverteilung wird dokumentiert, um Belastungen gleichmäßig im Team zu verteilen.
Werden bei externen Anfragen Gesundheitsdaten weitergegeben?
Nein. Anfragen an Personaldienstleister enthalten ausschließlich Schichtzeit, benötigte Qualifikation und Zeitraum. Namen erkrankter Personen oder Diagnosen werden zu keinem Zeitpunkt übermittelt.
Kann ich die automatische Besetzung abschalten?
Ja. In den Einstellungen bestimmen Sie, ob Vertretungsvorschläge direkt versendet werden oder vorab eine manuelle Freigabe durch die Leitungskraft erforderlich ist. Viele Einrichtungen nutzen zunächst den reinen Vorschlagsmodus.
Weitere Fragen? Zum Hilfe-Center
Das fragen Interessenten als Nächstes
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Wir demonstrieren den Vertretungs-Ablauf anhand realistischer Stationsdaten und Ihrer individuellen Vorgaben.
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